令和6年1月1日から義務化。電子帳簿等保存制度の要点解説

電子帳簿保存法の改正により、令和6年（2024年）1月1日から電子取引に関するデータ保存が義務化されます。

事業者は該当する帳簿書類を電子データで保存することが求められ、電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たしていない場合にはペナルティが課される可能性もあるので注意が必要です。

とはいっても、事前申請等不要の「相当の理由」があれば猶予措置の適用が受けられます。

つまり、当面は電子取引データを受け取った場合であっても、プリントアウトした書面を税務調査等の際、提示・提出できて、かつ、電子取引データを税務職員の求めに応じてダウンロードできる状態であれば問題ありません。

本記事では、電子帳簿等保存制度の概要と、押さえておくべきポイントについて解説します。

電子帳簿等保存制度の概要

電子帳簿等保存制度は、国税関係の帳簿書類を電子保存する方法や要件をまとめた制度です。

「電子帳簿保存法（正式名称：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律）」では、会計ソフトで作成した帳簿をそのままデータ保存する方法や、紙で受け取った請求書などをスマホで読み取り、電子データで保存する方法などを定めています。

一昔前まで国税関係帳簿書類は、原則として紙で保存しなければなりませんでしたが、電子帳簿等保存制度が整備されたことで、現在は関係書類を電子保存することが可能となりました。

一方で、日本国内でのデジタル化を推進するにあたり、国は令和6年（2024年）1月1日から電子取引データの保存を義務としたため、事業者は電子帳簿等保存制度への対応が急務です。

電子データは紙とは違い、データの改ざん等が行われるリスクがあることから、電子保存するためには一定の要件をクリアしなければなりません。

電子帳簿保存法の対象者

電子帳簿保存法における電子保存をすることになる対象者は、国税関係帳簿書類の保存義務者です。

「国税関係帳簿書類の保存義務者」とは、国税に関する法律の規定により、国税関係帳簿書類の保存をしなければならない者をいいます。

難しい表現ですね。

簡単に言うと、法人税を納めている普通法人や公益法人、所得税の納税義務がある個人事業主などは帳簿書類の保存義務者に該当するため、電子保存の対象者となります。

そのため、一般消費者は国税関係帳簿書類の保存義務者ではないため、電子保存の対象者になりません。

電子保存の種類

では、電子保存はどのようにすれば良いのか。

電子保存の方法には3つの区分（種類）があり、それぞれで保存するための要件は異なります。

以下、3つの電子保存方法を見ていきましょう。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、自身で作成した電子データによる帳簿や国税関係書類を、電子データのまま保存する方法です。

対象となる帳簿書類としては、会計ソフトで作成した仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿や、損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類が該当します。

さらに、特定の要件を満たした帳簿書類は「優良な電子帳簿」に該当します。

優良な電子帳簿とは、申告後に電子帳簿に関連する過少申告が判明した際に課される過少申告加算税の税率が5％軽減される帳簿をいいます。

事前に「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出書」を提出する必要はありますが、要件を満たしていれば申告誤りが生じた際の税負担を抑えることが可能です。

優良な電子帳簿の要件とは？

まず、対象となる帳簿の範囲を確認しておきますが、令和5年度税制改正によって見直しがされました。

改正前は、①仕訳帳、②総勘定元帳、③その他必要な帳簿（全ての⻘⾊関係帳簿）とされていましたが、改正後は、申告所得税、法人税について、③その他必要な帳簿の範囲が以下の記載事項に係るものに限定されました。

国税庁：「電子帳簿保存法の内容が改正されました」より引用

優良な電子帳簿の要件については、パソコン、ディスプレイとこれらの操作説明書等を備え付けたうえで、① 訂正削除履歴の保存、 ② 帳簿間の相互関連性 ③ 日付・金額・相手方による検索機能 の3要件すべてを満たしている必要があります。

スキャナ保存

スキャナ保存は、決算関係書類を除く国税関係書類をスマホやスキャナで読み取り、電子データとして保存する方法です。

対象となる国税関係書類としては、取引先から受領した紙の領収書・請求書等があります。

領収書や請求書には保存期間が定められているため、管理する場所の確保も大変でしたが、スキャナ保存を用いれば該当書類を紙で受け取った場合でも、電子化して保存することで管理コストを削減できます。

電子取引データ保存

電子取引データ保存は、電子データでやり取りした契約書や請求書などを電子データのまま保存することを求める制度です。

令和6年1月1日から義務化された電子保存は電子取引データ保存であり、所得税や法人税に関する帳簿･書類の保存義務が課されている者は、関係書類を電子データで保存しなければなりません。

電子取引データ保存の対象範囲

電子取引データ保存が必要になる帳簿書類は、紙でやり取りする際に保存を要する情報が含まれる電子データです。

電子取引は、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいい、取引情報は取引に関して受領・交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。

＜電子取引に該当するもの＞

・ＥＤＩ取引
・インターネット等による取引
・電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む）
・インターネット上にサイトを設け、そのサイトを通じて取引情報を授受する取引等
 

たとえば、電子メールで請求書に相当する情報をやりとりした場合、その情報は電子データとして保存しなければなりません。

保存方法としては、PDFやクリーンショットによる保存も認められていますが、改ざん防止のための措置を講じる必要があります。

改ざん防止のための措置は「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムでの授受・保存」だけでなく、改ざん防止のための事務処理規程を定めて守ることでも措置を講じたことになります。

電子保存を適正に行わなかった場合のリスク

法律で電子保存が定められている帳簿書類を適正に保存しなかった場合、次のペナルティを受けることになります。

・追徴課税
・青色申告の承認取り消し
・会社法上のペナルティ
 

税務調査で申告内容の誤りを指摘されたときは、追徴課税を受けることになりますが、電子データの改ざん等を行っていた場合、通常よりも重い税率が課されます。

青色申告者が電子保存を行っていなかったときは、青色申告の承認が取り消される可能性があるので注意してください。

青色申告には青色申告特別控除の65万円や、損失額の繰越制度などの特典が設けられていますが、青色申告の承認が取り消されてしまうと、それらの特典は受けられません。

また、会社法第976条では帳簿書類の記録・保存に関する規定がされており、国税関係帳簿書類を適正に保存していない場合、100万円以下の過料に科されます。

まとめ

冒頭でもふれた、事前申請等不要の「相当の理由」があれば猶予措置の適用が受けられるということについて、電子帳簿保存法取扱通達7-12で相当の理由の意義について説明されています。

相当の理由に該当するケースの一例として、電磁的記録はできたとしても、システムやワークフローの整備が資金的な問題や人手不足等が原因で電子帳簿保存法の保存要件対応に間に合わない事情が挙げられています。

あくまで、猶予措置なので、いつまででもということではなく、準備ができ次第対応してねということでしょう。

電子帳簿保存法は毎年のように改正を重ねています。

2023年10月スタートのインボイス制度も同様に、適正な運用よりもどちらかというと制度の定着を優先しているようなので、重点的な調査項目になるとは考えにくいですが、税務調査を回避する最も効果的な手段は、適正な経理処理から申告手続きを行うことです。

法解釈や税務署への対応を含め、日常的な経理業務から決算・申告等の手続きに不安がある方は税理士事務所に相談することをオススメします。